دورة إدارة المخازن والمستودعات وضبط ومراقبة المخزون

دورة إدارة المخازن والمستودعات وضبط ومراقبة المخزون

دورة إدارة المخازن والمستودعات وضبط ومراقبة المخزون

ما هي دورة إدارة المخازن والمستودعات وضبط ومراقبة المخزون؟ وكيف تتم إدارة المخازن حديثًا؟ فهناك عدد كبير من الأشخاص الذين يمتلكون مفاهيم خاطئة عن إدارة المخازن والمستودعات، وأن المخزن عبارة عن مكان يوضع به بعض المنتجات أو الأدوات لحين الحاجة إليها فقط، ولكن هذا الأمر ليس صحيح نهائيَا ويجب تعديله لذا نتحدث في هذا الصدد عبر موقعنا.

برنامج إدارة المخازن ومراقبة المخزون

إن الدورة الخاصة بإدارة المخازن والمستودعات تعد أحد العلوم الإدارية الكبيرة، والتي تتم من خلال بعض المؤسسات وفقًا لمجموعة من الأساليب والنظم المتميزة، والتي تأثرت بصورة كبيرة بالتكنولوجيا الحديثة وأحدثت طفرة نوعية في إدارة المخازن والمستودعات، ونتعرف إلى ما يتضمنه هذا البرنامج فيما يلي:

  • الفئات المستهدفة: مدراء المؤسسات والشركاء، العاملين في مجال إدارة المشتريات والخدمات اللوجستية، ومديرين وأمناء والمخازن، ومن يعملون في مجال المشتريات داخل المؤسسات، والطلاب والخريجين من كليات إدارة الأعمال.
  • محتوى البرنامج: مفهوم عملية التخزين وأهميتها، والمراحل التي مر بها التخزين على مدار التاريخ، والأهداف الأساسية من وظيفة التخزين، وكيفية إدارة المشتريات ودورها في المخازن والمنظمات، ومعرفة كيفية ترتيب المنتجات وتحديد مكانها مع بعض الحالات العملية.
  • أماكن انعقاد الدورة: مصر، الأردن، ماليزيا، تركيا، فرنسا، إيطاليا، إنجلترا، السويد، ألمانيا، النمسا، الدنمارك، الولايات المتحدة الأمريكية، أستراليا.
  • شهادات الدورة: بعد انتهاء الدورة يحصل كل من شارك بها على شهادة معتمدة من الأكاديمية البريطانية عن حضوره الدورة.

الفرق بين إدارة المخزون وإدارة المخازن

من الأشياء المهمة التي يتم دراستها عند دورة إدارة المخازن والمستودعات وضبط ومراقبة المخزون الفرق بين إدارة المخزون وإدارة المخازن، إذ تختلف الإدارتان في مفهوم كلاهما، ونستعرضهما فيما يلي:

  • إدارة المخازن تهتم بالمباني والأماكن المخصصة للحفاظ على الأصناف المختلفة من المواد التي يتم التعامل بها، ويكون هذا من حيث مساحاتها ومواقعها وكيفية ترتيب المنتجات بها، بالإضافة إلى طرق المناولة المُستخدمة في أعمال التداول والتسلم والحفظ والوقاية والصرف.
  • إدارة المخزون تركز بصورة أساسية على الأنشطة المرتبطة بمراقبة الأصناف وتخطيط إدارة المخزون ذاته، وهذا يكفل تحقيق الأهداف الموضوعة من قبل المؤسسة من الاكتفاء في احتياجات المؤسسة من المنتجات وعدم الإسراف بها أو التعرض لسوء استخدام الأموال المستثمرة.

طرق تصنيف المخزون

عندما تتطلع إلى دراسة دورة إدارة المخازن والمستودعات وضبط ومراقبة المخزون ستتمكن من معرفة كيفية تصنيف المخزون، إذ توجد العديد من الأسس التي يتم الاعتماد عليها من أجل تقسيم أصناف المخزون، وتتمثل هذه الطرق في الآتي:

1- وفقًا لنوع المخزون

يعتبر تقسيم المخزون وفقًا لنوعية المواد المُخزنة من أبرز الطرق المُستخدمة في العمل، واتباع هذه الطريقة يتم من خلال الطريقة التالية:

  • المواد الخام.
  • مواد في إطار التشغيل.
  • المكونات والأجزاء المختلفة.
  • مكونات الصيانة والتصليح.
  • مواد التغليف والتعبئة.
  • المنتجات بالشكل النهائي.
  • المواد غير الصالحة للاستخدام.

2- تبعًا لغرض المخزون

في هذا النوع من التصنيف يتم الاحتفاظ بالمنتجات تبعًا للغرض منها، ويمكن التمييز به من خلال نوعين وهما:

  • مخزون الأمان: المقصود به الكميات الإضافية التي تحتفظ بها المؤسسة بهدف التغلب على أي ظروف غير العادية، ويظهر هذا من التسمية، لكونه يعد من وسائل التأمين.
  • المخزون التشغيلي: هذا النوع من المخزون يتضمن الأصناف الضرورية لتشغيل نظام الإنتاج في المؤسسة، والمنتجات المتولدة عنه ناتجة خلال الظروف الطبيعية للتشغيل، ويحتوي على الأصناف الموجودة في التصنيف حسب النوع.

كيفية إدارة المخازن حديثًا

عقب الاطلاع على دورة إدارة المخازن والمستودعات وضبط ومراقبة المخزون نطلع على كيفية إدارة المخازن حديثًا، فمن المتعارف عليه أن العالم من حولنا لا يتوقف على شيء محدد.

فدائمًا ما تحدث تطورات ويعمل كل شخص على مواكبتها، خاصةً المؤسسات التي تتطلع إلى مستقبل أفضل، فهي تعمل على تطوير كافة الأساليب ونظم الإدارة المُستخدمة في كافة الجوانب، وبما يتعلق بأساليب إدارة المخازن فهما أسلوبان نستعرضهم فيما يلي:

1- أسلوب الكايزن

الكايزن مصطلح ياباني يشير إلى التحسن المستمر داخل بيئة العمل، ففي هذا المصطلح لا يمر أي يوم على الشركة دون أن تُجري تحسينات حتى إذا كانت بنسبة ضئيلة، كما أن فلسفته تعتمد على تطوير نظام إدارة المخازن بأقل التكاليف المُتاحة، ومن أهم مبادئ الكايزن:

  • إجراء تحسينات على جميع الأقسام وفروع الشركة.
  • ليس هناك أي شيء لا يمكن تحسينه أو تطويره، فكل شيء يقبل التطوير والتحسين.
  • ابتعد عن الانتقادات وقدم مقترحات لحل المشكلات الموجودة بالفعل.
  • الاعتماد على مبدأ الجودة واكتساب ثقة العملاء قبل جني الأرباح.

2- أنظمة الأيزو

تعتمد هذه الأنظمة كذلك على مبادئ الجودة باستمرار، والعمل على تحسين بيئة العمل، كما أنها تمتلك منظمة خاصة تعمل على إعطاء شهادات للشركات التي تعمل على تنفيذ مبادئها داخل نظم الإدارة.

3- نظام الإنتاج الآني JIT

يعد هذا النظام مدخل شامل يُحسن من الإنتاجية الكلية للمؤسسة ويزيل الفاقد ويتخذ كافة الإجراءات الوقائية بهدف تقليل تكلفة الإنتاج، بالإضافة إلى الإنتاج بالكمية والجودة المطلوبة في الوقت المطلوب، ومن أهم مميزاته:

  • تخفيض المخزون.
  • زيادة معدل الإنتاج نتيجة لقلة العيوب في الإنتاج، وقلة النفقات الرأسمالية.
  • استجابة سريعة لكافة رغبات المستهلكين بسبب التزامن في جدول المبيعات مع عمليات الإنتاج.
  • تخفيض التكلفة عن طريق خفض مساحة الإنتاج والتخزين، وزيادة معدل الإيرادات، وتوفير الاستثمار في الإنتاج، ورفع كفاءة مهارات العاملين ووصول المواد في الوقت المحدد.

مهام إدارة المخازن والمستودعات

لم يتم وضع دورة إدارة المخازن والمستودعات وضبط ومراقبة المخزون هباءً، حيث إن هناك العديد من المهام التي تقع على عاتق إدارة المخازن، وتنفيذها يساعد على الوصول إلى الأهداف المرجوة والحفاظ على المنتجات الموجودة داخل المخزن، وتتمثل هذه المهام فيما يلي:

  • التأكد من تهيئة المخازن وتقسيمها وفقًا لما يتناسب مع المنتجات المُخزنة داخله، إذ يجب التأكد من تنفيذ متطلبات الأمن الصناعي مثل سلامة المصدر وعدم وجود أي أسلاك خطيرة.
  • الحرص على توفير بعض المتطلبات مثل أنظمة إطفاء الحرائق، أجهزة كشف الدخان وكاميرات مراقبة.
  • الاهتمام بارتداء العاملين في المخزن زي السلامة الصناعية.
  • التأكيد أن المخزن يخلو من أي رطوبة أو أشعة شمس قد تضر بالمنتجات المُخزنة.
  • توفر تهوية جيدة ودرجة حرارة مناسبة تساهم في الحفاظ على المنتجات.
  • تواجد مساحات وممرات في المخزن لتسهيل عمل العمال.
  • اتباع النظم الإدارية الصحيحة لإدارة المنتجات من خلال تسجيل الوارد دون إضافة، تسجيل المنصرف بإذن صرف، مع التأكد من وجود أكثر من نسخة للإذن لمنح الإدارة المالية نسخة منها.
  • ضرورة وضع الأكواد على المنتجات من خلال رقم مسلسل متشابه لنفس المنتج حتى يسهل التعرف على جميع خصائصه بالإضافة إلى تركه في المكان المخصص له وتنظيم المخزن بطريقة يسهل الوصول بها إلى المنتجات.
  • تحديد أماكن المخازن وفقًا لطبيعة النشاط بها والذي يختلف من نشاط لآخر.
  • معرفة طرق تقييم المنتجات التي يتم العمل باستخدامها بداخل القوائم المالية، إذ توجد العديد من الطرق التي يتم اللجوء إليها.
  • منح إدارة الشركة تقارير عن أرصدة المنتجات الخام لاتخاذ القرارات الصحيحة بشأنها.

معايير فاعلية الاستثمار في المخزون

من المتعارف عليه أنه عند دراسة دورة إدارة المخازن والمستودعات وضبط ومراقبة المخزون يتم التعرف إلى بعض المعايير حول كيفية الاستثمار من المخزون، إذ يمكنك اتخاذ قرار لتخصيص جزء من المال للاستثمار داخل مخزونك، وحتى تقدر على هذا يجب الاسترشاد بالآتي:

  • معرفة عدد مرات توقف الإنتاج أو تأخره نتيجة نقص مستلزمات الإنتاج.
  • المرات التي تم اللجوء بها إلى تأجيل بعض المواعيد لسداد احتياجات العملاء من المنتجات المختلفة أو جزء من هذه الاحتياجات.
  • متوسط الوقت الذي تم الانتظار به بين مواعيد التسليم المتفق عليها وموعد التسليم الفعلي.
  • المرات التي تم اللجوء فيها للمؤسسة من أجل الشراء الفوري أو الطارئ لبعض المنتجات من أجل التغلب على تغييرات حادثة في جدول الإنتاج.
  • عدد العملاء التاركين للمنشأة والذهاب لغيرها بسبب فقد الثقة بها.
  • حجم الخسائر الناتجة عن ارتفاع سعر بعض المنتجات التي تحتاجها المؤسسة ولم تتمكن من الاحتفاظ بمخزون إضافي منها.
  • الخسائر الناجمة عن وجود مخزون راكد والذي نتج عن سوء تخطيط لاحتياجات المؤسسة من المواد.

أفضل برامج إدارة المخازن والمستودعات

من ضمن المهام التي تطرحها دورة إدارة المخازن والمستودعات وضبط ومراقبة المخزون وجود بعض البرامج التي تساعدك على إدارة المخازن والمستودعات، ومن أبرزها برنامج Metallic ERP، فهو برنامج ويب يسهل استخدامه.

تقدر على استخدامه من أي مكان، بالإضافة إلى أنه يوفر دعم فني في كل الأوقات، ويوفر لك نسخ احتياطي بصورة أتوماتيكية، كما يدعم العديد من العملات وتطبيقات موبايل خاصة به يمكنك الحصول عليها من هنـــا، ومن أهم مميزاته للمخازن:

  • إضافة عدد كبير من المنتجات وإدارتها بسهولة.
  • وجود مجموعة كبيرة من وحدات القياس وإمكانية إضافة وحدات إليها.
  • ربط المخازن ببرنامج المحاسبة.
  • المراقبة التفصيلية لحركة المخازن مثل خروج المنتجات أو استلام منتجات.
  • إمكانية اختيار طرق حساب التكاليف المحاسبية للمخزون.
  • عند إضافة أي صنف يتم عرض كافة تفاصيله.

إدارة المخازن من الأجزاء المهمة داخل الشركة والتي لا يمكن الاستغناء عنها، بالإضافة إلى أنها تسهل القيام بالعديد من المهام وتقلل من المشكلات التي قد تنتج.

شارك المقال

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *