نظام ERP متكامل

نظام ERP متكامل

نظام ERP متكامل

هل نظام ERP متكامل؟ وما هي أشهر أنواع نظام ERP ؟ من المعروف أن الشركات والمؤسسات تحتاج إلى الكثير من العوامل المساعدة الأساسية حتى يكون النظام الخاص بها ثابت وخارج كل المخاطر المتوقعة فيصبح على أرض ثابتة ومتطورة ونوضح تفاصيل ذلك النظام بموقعنا اليوم.

نظام ERP متكامل

إن نظام ERP هو الاختصار لمصطلح Planning Resource Enterprise وما يعنيه هو تخطيط موارد المؤسسات، ويعد مجموعة من الأنظمة والتطبيقات المتنوعة المتكاملة التي يمكنها أن تدير المؤسسة ككل وتساهم في جعل العاملين على قدر أعلى من الوعي الذاتي في ربط كافة البيانات الخاصة بالإدارات المتفرعة في قاعدة واحدة مبنية على كافة المعلومات الصحيحة.

وهي شاملة إدارة الموارد البشرية والتمويل وقسم المبيعات والتسويق، بالإضافة إلى إدارة العلاقات الخاصة بالعملاء CRM وسلاسل التوريدات مع بعض الفروع المتغيرة من مؤسسة لأخرى فهو يطلق عليه النظام المتكامل.

ويوفر النظام السهولة في التواصل بين المؤسسة أو الشركة مع كافة المؤسسات المتصلة بها خارجيًا ويجعل إعداد التقارير سلس أكثر كما يدعم اتخاذ القرارات السليمة في كل الأوقات الصعبة مما ينتج عنه في النهاية استغلال كل الموارد مهما كانت بسيطة في دعم المؤسسة ورفع قدرها في السوق بسبب سمعتها الجيدة وزيادة مبيعاتها واسمها وسط المنافسين.

تطور نظام ERP عبر السنين

في إطار إجابتنا عن هل نظام ERP متكامل نوضح في هذه الفقرة أن هذا النظام له تاريخ إذ ترجع بدايته إلى أكثر من 100 سنة، فقد قام المهندس Harries Whitman Ford سنة 1913 م بالعمل على تطوير (نموذج كمية الترتيب الاقتصادي EOQ) الذي كان من ضمن الأنظمة الصناعية التي تعتمد على الأوراق لجدولة الإنتاجية واستمر العمل به لسنوات طويلة.

ومع الوصول للستينيات القرن الماضي تم العمل على تطوير بعض البرامج الأخرى التي كانت متخصصة في إدارة المخازن وعرفت بمسمى inventory control package (ICP).

أما في السبعينات بعام 1970 م تحديدًا أخذت البرمجيات في التحول لأشكال مختلفة سميت MRP وهي ما تعني التخطيط لمتطلبات الموارد Materials requirement Planning فتم تخصيصها حتى تدير برامج الموارد بدءًا من اختيار المواد الخام وشرائها حتى الوصول للعمليات الخاصة بالشراء وتحديد كل الكميات المطلوبة، وكذلك مستويات المواد التي توجد في المخازن.

ثم في عام 1983 م ومرورًا بالثمانينات تم تطوير MRP إلى MRP II وعلى الرغم من أنه كان يقوم بكل المهام التي كانت النسخة الأولى تفعلها إلا أنه يزيد بإدارة العمليات التي تخص التصنيع بكل المشتملات التي تتمثل في الأنشطة مع دمج المهام في نظام موحد يضم كل المراحل.

ومع التسعينات تم التطوير حتى تدخل حسابات الموارد البشرية مع التخطيط الجيد وإدارة العلاقات جانب الماليات، ووصولًا للألفينات تم الوصول إلى نظام ERP و ERP II  الذي زاد الاعتماد عليه في التكاليف المطالب تنفيذها في المنشآت المختلفة.

لقد كانت هذه الأنظمة في البداية تحتاج إلى استثمارات ضخمة فتم تطويرها حتى تناسب فئات معينة وتتخطى الحدود والتقييدات، ومؤخرًا ظهر مفهوم جديد يطلق عليه III ERP أوThird Generation   وهو الذي يختص بربط الشركات ببعضها بشكل احترافي مع استغلال منصات التواصل الاجتماعي مع القدرة على زيادة التنبؤات والتحليلات حول عمل السوق العالمي.

أدوات نظام ERP

ما زلنا نتكلم عن نظام ERP متكامل خاص بالمؤسسات وحتى يتم تنفيذه بالشكل الصحيح يجب توافر بعض الأدوات الهامة التي يدخل بها كل الإدارات المختلفة في المؤسسة مما يجعل التحليل والعمل أسهل وموحد تحت راية بعض الضوابط المحددة، وهي تتمثل في:

1- قواعد البيانات

 قواعد البيانات هي التي يمكنها أن تُكون نظام ERP متكامل في المؤسسة بشكل واضح للغاية فهي يطلق عليها العمود الفقري للنظام، فمنها يتم الاطلاع على كافة البيانات المخزنة سواء كانت من فترة أو حديثة ومنها يمكن إدارة المعلومات مع تسيير كل الأعمال التي تخص الإدارات والوظائف.

2- سير العمل

من المعروف أن نظام ERP متكامل وعليه فهو عبارة عن وحدات نمطية، بالإضافة إلى جداول البيانات التي تعمل على تتبع التحديثات المتغيرة في البيانات فمن المهم إنشاء تسلسل واضح ويتسم بالمنطقية تستند فيه المؤسسة إلى الاحتياجات اللازمة للعمل، ومن هنا يرى الخبراء أن هذه الأداة هي العقل الواعي والمتحكم في وظائف الهيئة.

3- أدوات الاتصال

إن كل المؤسسات تتكون من عدة إدارات وأقسام مختلفة كل منهم يكون له المهام الخاصة به، لكن في النهاية كل العمل يصب في مصلحة الكيان الذين يعملون به وحتى يكونوا على قدر من الاندماج حتى تزيد الإنتاجية يجب أن يكون هناك لغة تواصل واضحة.

وهذا من ضمن الأدوات الأساسية التي يعتمد عليها النظام من خلال الرسائل الفورية أو البريد أو استخدام وسائل الاتصال الحديثة مثل البث الجماعي ليتم إدخال المُرسلات في آن واحد ومن ثم تسهيل حركة العمل ونجاح النظام.

4- لوحة المعلومات

هي التي يطلق عليها أداة الإبلاغ وتعد ذات أهمية واسعة في نجاح النظام، فيتم من خلال هذه الأداة تحديد مستوى عمل الأقسام والفرق الصغيرة وإعداد التقارير اللازمة على المستوى الفردي والجماعي حتى تتزامن مع القاعدة الخاصة بالبيانات والجدولة.

5- التطبيقات وإذن التحكم

هي ضمن الأدوات التي تساهم في إنشاء نظام ERP متكامل من خلال إدارة البيانات والتحليلات والعناصر التي تشير في النهاية إلى أن المخزون النهائي أصبح على وجهة كاملة من التجهيز ومن ثم يكون مؤهل للبيع، وحتى يتم عمل هذا على أكمل وجه يتم النظر في التطبيقات والوجهات التي تتسم بالتطور والسهولة في الاستخدام.

علامات تدل على الاحتياج لنظام ERP

 في إطار حديثنا عن نظام ERP متكامل نشير في هذه الفقرة إلى أن هناك علامات واضحة تخبر القائمين على المؤسسة أو الشركة بضرورة اللجوء إلى هذا النظام حتى يتم معالجة المشكلات ويتمسكون بالثبات في ساحة التنافس مع الهيئات الأخرى، وهي:

  • الصعوبة في التعامل مع كافة الأنظمة المستجدة.
  • تكرار البيانات بشكل خاطئ.
  • خروج المعلومات المهمة داخل الشركة للمنافسين أو أماكن مختلفة.
  • الصعوبة والمعاناة في الوصول السريع للمعلومات.
  • عدم وجود حل غير إعداد التقارير بشكل يدوي.
  • إهدار الكثير من الوقت دون إنتاجية مناسبة.
  • الاضطراب في تحقيق الخطة السنوية للمؤسسة والركود الفكري.
  • عدم استجابة العاملين لبذل المجهود المناسب لتحسين عمل الشركة.
  • استعمال برامج غير مؤهلة للحصول على التطور والإنجاز اللازم.
  • عدم رضا العملاء عن الخدمات التي تقدمها المؤسسة حتى لو كان مبذول مجهود بها.

معايير اختيار نظام ERP

لا ننسى في حديثنا عن نظام ERP متكامل أن ننوه إلى أنه توجد بعض المعايير التي يجب حسابها قبل اختيار العمل بهذا النظام حتى يكون عامل مساعد وليس عائق وهي تتلخص في:

  • تحديد كافة الأهداف المرغوبة من النظام بالإضافة إلى وجود المشكلات الواضحة للوصول للحل والمتطلبات.
  • تقييم مستوى العاملين بالمؤسسة ومدى كفاءتهم وتقبلهم للتغيرات وتفاعلهم معها وتكيفهم مع التحول الرقمي والتركيز على تدريبهم في التعامل مع نظام ERP.
  • تحديد الميزانية المتوفرة في المؤسسة حتى يكون هناك علم دقيق بكل المصروفات التي يجب دفعها به من خلال مناقشة شاملة مع مجلس الإدارة لتجنب خيبات الأمل وتكون الرؤيا واضحة.
  • التحقق من مصدقية التعامل مع الموردين والشركاء التي تتعاقد معهم المؤسسة حتى لا يتم التعرض للصدام حين المفاجئة بعدم وجود شيء متفق عليه في المستقبل.
  • معرفة كل المعلومات الدقيقة التي تخص التعامل مع السوق والعملاء ووضع استراتيجيات مناسبة مع التغيرات لا تضر المعايير والأساسيات التي يقوم عليها العمل.

مميزات التعامل بنظام ERP

إن لكل نظام العديد من المميزات التي تعمل على التطوير من هيكلته وتزيد من قيمته سواء داخليًا أو خارجيًا، ومن أهمها الآتي:

  • تحسين كفاءة العمل والرؤى المستقبلية.
  • خلق بنية عمل ثابتة وجعل الممارسات والتعاملات والتواصل أفضل.
  • تقليل كافة المخاطر المتعلقة بالأخطاء أو تسريبات البيانات المهمة.
  • تعزيز التعاون ومن ثم زيادة الإنتاجية.
  • السرعة في إنجاز كل المهام واتخاذ القرارات المصيرية.
  • المرونة في مواكبة كل التغيرات المفاجئة والاستعداد لها دون انهيار الكيان.
  • سهولة معالجة كل التقصيرات بسبب سرعة اكتشافها.

عيوب نظام ERP

كما تحدثنا عن مميزات نظام ERP متكامل نعرض لكم في النقاط الآتية الأشياء التي يراها البعض ضمن العيوب الغير محتملة ولا يقدرون على التعامل معها، وهي:

  • ارتفاع التكلفة الخاصة بتطبيقات النظام في بداية التعامل على الأخص لو كانت الشركة صغيرة.
  • بعض البرامج تحتاج إلى تقنيات عالية حتى يتم تحميلها.
  • يحتاج إلى توافر شخص ماهر به على الأقل حتى يستطيع تعليم باقي القائمين على العمل ويكون الأمر متقن.
  • يلزم توفير مساحة تخزين واسعة وكافية حتى يتم استيعاب كل المعلومات والبيانات اللازمة.
  • يحتاج إلى التخطيط وإعادة هيكلة نظام العمل حتى يكون الوضع الجديد منظم.
  • الحاجة إلى التركيز في البداية حتى يكون التعامل معه شيء معتاد وهذا ما يراه البعد شيء معقد بالنسبة لهم.

عندما نقول إن نظام ERP متكامل لا يكون هذا من فراغ، فعند المقارنة بينه وبين الأنظمة الأخرى يكون الفرق واضح ومن أكثر الأشياء التي يفضلها أصحاب العمل به أن العيوب قليلة للغاية أمام كل المميزات والفوائد التي يقدمها.

شارك المقال

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *