نظام ادارة المخازن

نظام ادارة المخازن من الأنظمة التي تستعين بها الشركات والمنشآت في تنظيم المخزون الخاص بها، ويشمل ذلك توفير كمية مناسبة من أي منتج في الوقت المطلوب وكذلك توفير مساحة تخزين كافية وغيرها من الأمور التي تتعلق بما هو مخزن، وفي التالي سنتعرف أكثر إلى ذلك النظام.

نظام ادارة المخازن

يُعد النظام تقنية مكونة من أجهزة الحاسب الآلي وبعض البرامج، حيث إنه يسمح للشركات بعمل إجراءات لمراقبة المنتجات والمحافظة على توفرها في المخازن، وهذه المنتجات المختلفة قد تتضمن أصول المنشأة أو المنتجات الجاهزة للبيع أو المواد الخام، وتتبع تلك الأشياء يساعد في إدارة مساحة التخزين المتاحة وكذلك الوقت.

ذلك النظام مفيد لعدد كبير من الصناعات ولا يقتصر على تجارة التجزئة فقط كما يظن ويعتقد البعض، كذلك من المهم ذكر أنه أحد أهم مهام إدارة سلاسل التوريد حيث إنه يشرف بشكل مستمر على تدفق الأصناف المختلفة في تلك السلاسل بحيث يمكن تتبع كل صنف منذ تصنيعه حتى وصوله إلى نقاط البيع.

الوظيفة الأساسية لأي نظام إدارة مخزون تتمثل في تخزين السجلات التفصيلية للمنتجات التي تخرج أو تدخل من مكان معين، فمن دون توفر ذلك النظام يكون من الصعب متابعة المنتجات، وكلما كان النظام قوي ضمنَ ذلك انسياب العمليات وتقليل احتمالات الخطأ.

مكونات نظام إدارة المخزون

فيما سبق تعرفنا على النظام بشكل عام ولكن لم نذكر المكونات الأساسية لذلك النظام، والتي تتمثل في مجموعة من المكونات والعناصر، والتي من أبرزها ما يلي:

• نظام تصنيف مخصص لتحديد كل أصل.
• أقسام المخزن المختلفة.
• نظام التصنيف عبر ملصقات خاصة بالأصول أو بواسطة نظام التكويد.
• أجهزة لتعريف وتحديد كل عنصر في المخزن.
• البرنامج المركزي لإدارة المخزون والذي يخزن المعلومات الخاصة بمنتجات المخزون في قاعدة بيانات مركزية.
• عمليات مخصصة لتوثيق وتصنيف وإصدار التقارير حول منتجات المخزن.
• تدريب العاملين على متابعة ملصقات التخزين وكذلك عمليات الدخول على البرنامج.

مهام إدارة المخازن

بالحديث عن نظام ادارة المخازن من المهم أن نتطرق للحديث عن نقطة مهمة ألا وهي مهام إدارة المخازن والتي تتمثل في الآتي:

• تصنيف المخزون ووضع الأكواد له.
• الاستلام والفحص.
• الاحتفاظ بالأصناف في المخازن وترتيبها.
• مراقبة المخزون من حيث الكميات والتكلفة.
• صرف المواد والمستلزمات المختلفة.
• التحويلات بين المخازن والفروع.
• جرد المخزون.
• تكويد الأصناف المجمعة والخاصة بالعروض على المبيعات.

الاستراتيجيات الحديثة في إدارة المخزون

نظام إدارة المخزون يشمل تتبع البضائع المخزنة والتأكد من أن المنتجات المناسبة في المكان والوقت المناسبين وكذلك بالتكلفة الملائمة، والنظام الفعال في إدارة المخزون يحقق ذلك من خلال مجموعة من الاستراتيجيات والتي من أهمها ما يلي:

1- استخدام برنامج تخطيط موارد المؤسسات ERP

من الأمور الدارجة أن الأنشطة التجارية الصغيرة تستخدم جداول البيانات لإدارة المخزون ومع التقدم والنمو يمكنهم الانتقال إلى برامج إدارة المخزون البسيطة التي تتيح لهم إمكانية طلب العناصر وتتبعها بشكل أكثر فاعلية.

بعض الشركات يمكنها الانتقال إلى نظام الـ ERP المصمم خصيصًا لإدارة المخزون، حيث سيأخذ المستخدم إلى نقطة متقدمة في إدارة سلسلة التوريد الخاصة به وعمليات الطلب إلى النقد في نظام واحد، ويمكن أيضًا إدخال تقنيات أخرى بجانب ذلك النظام، وهو ما يشمل ما يلي:

• أنظمة مسح الباركود والتي يمكن من خلالها معالجة المخزون الوارد وكذلك البيانات الموجودة بسجلات النقد، وأنظمة نقاط البيع في حالة وجود مخزون تجزئة للعمل.
• أنظمة تردد الراديو المتقدمة والتي تعطي قدر كبير من الكفاءة من خلال أتمتة التحكم في المستودعات من البداية إلى النهاية، وذلك ما يجعلها شائعة الاستخدام لدى الشركات التي لديها آلاف من المعاملات وحركات المخزون اليومية.

2- استخدام تحليل البيانات

كذلك من ضمن الاستراتيجيات التي يمكن اتباعها والتي تمنح الوصول إلى بيانات وتحليلات المخزون في الوقت المطلوب وهو ما يعطي توقعات دقيقة للمنتج والمبيعات في الوقت المطلوب، بالإضافة إلى إمكانية استخدام تلك البيانات لعمل تنبؤ بطلب السوق وزيادة المخزون أو تقليله في الوقت المناسب مما يرفع من الأرباح، وتلك التحليلات لها مجموعة من الفوائد الأخرى، والتي منها ما يلي:

• زيادة التدفق النقدي عن طريق تقليل استثمار المخزون.
• توقع كميات المخزون الصحيحة لتلبية الطلبات.
• الوصول إلى توقعات دقيقة بخصوص المبيعات من خلال تسويق الأعمال بشكل أكثر فاعلية لفئات معينة من العملاء.
• تحسين خدمة العملاء عبر توفير منتج أكثر دقة.
• تحسين هوامش الربح من خلال الحد من خصم المخزون القديم.

3- أتمتة نظام إدارة المخزون

بالرغم من أن حجم المعاملات بالشركات الصغيرة ضعيف إلا أنه يكون من السيئ الاعتماد على النظام اليدوي في إدارة المخزون حتى في حالة الموظفين الأكثر اجتهادًا فيمكنهم أن يقعوا في الأخطاء وهو ما يؤدي إلى توقعات غير دقيقة وهامش خطأ كبير والذي ينجم عنه خسارة للمبيعات والعملاء.

أيضًا عمليات الجرد اليدوي تحتاج إلى الكثير من الوقت مما يُحبط الموظفين ويستنزف موارد القوى العاملة التي يمكن استغلالها لإنتاجية أكثر، لذلك يمكن اللجوء إلى نظام الـ ERP الذي يمكنه إنجاز تلك المهام بدقة وكفاءة أكثر بمعدل أخطاء أقل.

طريقة مراقبة معدل دوران المخزون

إن نظام ادارة المخازن الناجح لا بد من أن يكون به نظام مراقبة لمعدل الدوران، حيث إنه من الأمور الغاية في الأهمية فهو يشير إلى مدى كفاءة إدارة المخزون، وذلك يمكن حسابه من خلال الخطوات الآتية:

1. التعرف على تكلفة البضاعة المباعة من قائمة الدخل.
2. من خلال قائمة المركز المالي يمكن التعرف على المخزون لحساب متوسطه.
3. يتم جمع مخزون أول الفترة مع مخزون نهاية الفترة فم نقسمهم على 2 لنحصل على متوسط المخزون.
4. قسمة تكلفة البضاعة المباعة على متوسط المخزون.
5. فترة دوران المخزون = الفترة الزمنية/ معدل دوران المخزون.

تتميز تلك العملية بمجموعة من المميزات، والتي من أهمها ما يلي:

• تعطي قياس عن درجة الكفاءة في إدارة المخزون فكلما ارتفع معدل دوران المخزون دل ذلك على ارتفاع كفاءة الشركة في إدارة المخزون.
• زيادة الأرباح وتقليل التكاليف.
• استقرار الأسعار.
• رفع الحالة المعنوية للعاملين بالمنشأة.
• زيادة ثقة العملاء بالمنتجات التي تقدمها الشركة.

التحديات التي تواجه نظام إدارة المخزون

مما لا شك فيه أن تنظيم عمليات إدارة المخزون من الأمور الغير سهلة على الإطلاق، حيث إنها تقابل الكثير من التحديات حتى تتم بالشكل الفعال الصحيح، ومن أهم تلك التحديات ما يلي:

• تحرر الكثير من مساحة المخازن بسبب التقليل من الاعتماد على المخزون بطيء الحركة الموجود بالمخازن.
• تجنب وقوع تأخر في سلسلة التوريد عبر توفير الإمدادات المطلوبة في المخزن.
• التقليل من الحاجة للتوثيق اليدوي.
• بسبب التتبع التلقائي للأصول سيتم توفير وقت للعمالة.

نصائح لزيادة فاعلية إدارة المخزون

في ختام الحديث عن نظام إدارة المخزون نذكر مجموعة من النصائح المهمة التي تساعد على زيادة جودة إدارة المخزون، ومن أهم تلك النصائح ما يلي:

• التعرف جيدًا على نوعية المنتجات.
• توفير وسائل الأمن والسلامة في المخازن.
• استخدام البيانات السابقة للتنبؤ بكمية المخزون المطلوبة.
• تقسيم محتويات المخزن كلًا على حدة.
• استخدام ملصقات بسيطة وسهلة في القراءة.
• تخصيص وحدات قياس لكل فئة من فئات المنتجات.
• الاستعانة بطرق فريدة للتفرقة بين الأغراض.
• شراء برامج فعالة في مراقبة المخزون وتتبعه.
• تدريب الموظفين على استخدام نُظم إدارة المخزون.
• تخصيص سياسات واضحة للشركة وتنظيم عملياتها.

إن نظام ادارة المخازن من أهم الأنظمة في أي شركة ولا غنى عنه، حيث إن له قدرة كبيرة على رفع مستوى الشركة أو إسقاطها تمامًا.