ما هي نقاط البيع

ما هي نقاط البيع؟ وما هو أبرز برامج إدارة المنافذ والمتاجر؟ إن نظام نقاط البيع عبارة عن بيئة يتم عن طريقها التعامل مع العديد من الأعمال الإدارية والمالية، ووجود هذا النظام يساعد على معالجة المدفوعات، ونتناول الحديث بالتفصيل حول نظام نقاط البيع فيما يلي من سطور.

انظمة نقاط البيع

تُعد أنظمة نقاط البيع هي الأنظمة التي تقوم بتسهيل عملية إدارة المبيعات داخل الشركات والمؤسسات سواء كانت كبيرة أو صغيرة، فهي تعمل على مراقبة وتتبع أي عملية بيع تتم.

هذا من أجل الحصول على تقارير تفصيلية بالأرباح والتواريخ والإيرادات أيضًا، ذلك يُعد أبرز ما يُجيب عما هي نقاط البيع، ونذكر مميزات هذا النظام خلال السطور التالية:

1- توفير الكثير من الوقت

يساهم نظام نقاط البيع في الحد من الجهد والوقت المبذول عند إجراء عملية إدارة وإتمام عمليات البيع، وعند تجميع أو مراجعة تفاصيل العملاء أيضًا، ولكن من المهم اختيار نظام يلائم احتياجات ومتطلبات وطبيعة النشاط التجاري المُراد تنفيذ النظام فيه؛ حتى يتم الاستفادة منه بالشكل الصحيح.

2- تنظيم عمليات إدارة المبيعات

يساعد نظام نقاط البيع على زيادة الكفاءة في إدارة العمليات، حيث إنه يعمل على إتمام المهام التقليدية واليومية، في وقت أقل من المعتاد، ومن تلك المهام: (إدارة خدمة العملاء – تنظيم عمليات الشراء والبيع – الإدارة المالية – إدارة المخزون).

3- تقديم صورة واضحة عن المخزون

في إطار البحث عما هي نقاط البيع رأينا اشتمالها على العديد من المزايا، والتي بدورها تساهم في تحليل أداء المشروع ومعرفة إذا كان يسير في المسار الصحيح أم لا، ما يُجيب عن سؤال ما هي نقاط البيع، ومن هذه المميزات ما يلي:

• توضيح ما هي السلع والمنتجات المُباعة والمُتاحة.
• معرفة نسبة الطلب على كل منتج على حدة.
• تحديد المنتجات والسلع الأكثر مبيعًا.
• معرفة المنتجات التي تحصل على نسبة طلب أقل.
• تقديم تقارير تفصيلية عن الإيرادات والمبيعات والأرباح الخاصة بالشركة.

4- التخلص من الأخطاء البشرية

إن ارتكاب الأخطاء أمر وارد للغاية في أي عمل، وتكون غير متعمدة بالتأكيد، حيث إن أي شركة لا تخلو من الأخطاء التي يرتكبها البشر بشكل أو بآخر، وقد يكون الخطأ في الإدارة التسويقية، المالية أو البشرية، بجانب إدارة عمليات الإنتاج، التسويق والمخازن.

فيعمل نظام نقاط البيع على معالجة هذه المشكلات بطريقة فعالة للغاية، والحد من الوقوع الأخطاء البشرية داخل إدارات المؤسسة المتنوعة، خاصةً التي تحدث في المبيعات مثل: (الأخطاء التي تحدث عند إضافة المبلغ في الفاتورة)؛ من أجل تفادي حدوث أي خسائر كبيرة.

5- زيادة الكفاءة في إدارة علاقات العملاء

يعمل نظام نقاط البيع على تعزيز وتقوية علاقة مدير العمل بالعملاء الخاصين به، وهذا من خلال متابعة ومراقبة أكثر المنتجات والسلع التي يتم شراؤها، من قِبل العميل في الوقت السابق، والسعي لمعرفة ذوق وطريقة تفكير كل عميل على حدة، مما يؤدي إلى تحسين عملية التواصل مع عملاء المنظمة.

أفضل برامج نقاط البيع

عند تناول الحديث عما هي نقاط البيع، فلا بد من ذكر أن الأفضل على الإطلاق هو برنامج retail، حيث إنه عبارة عن نظام خاص بإدارة سلاسل المتاجر الكبيرة والمتوسطة، وكذلك منافذ البيع.

يتم وصف Retail على أنه نظام بالتجزئة للاستثمار الذكي؛ يقوم بتوفير ساعات العمل، زيادة قدرة وكفاءة إجراء المعاملات، تنظيمها ومراقبتها بمنتهى الدقة، ومن أبرز المعلومات حول هذا البرنامج ما يلي:

• تحديد صلاحية كل نقطة بيع.
• تحديد أسعار وخصومات كل نقطة بيع.
• الاستعمال من أي مكان في أي وقت.
• برنامج ويب.
• تقديمه لدعم فني على مدار الأسبوع، ويعمل 24 ساعة يوميًا.
• يعمل على أجهزة الباركود المتنوعة، والطابعات بكافة مقاساتها وأنواعها.
• تطبيقات موبايل خاص به.
• يعمل على شاشات اللمس.
• يستخدم على أجهزة الكمبيوتر والهاتف المحمول.

خصائص برنامج إدارة نقاط البيع

تجدر الإشارة أن برنامج retail لنقاط البيع، يعمل على كافة نظم التشغيل، ويساعد على ربط نقطة البيع بالفرع، والفروع الخارجية، وكذلك معرفة مقدار الأرباح الخاص بكل نقطة بيع، والعمل على إنشاء القيود اليومية الآلية والفورية، وترحيلها لتسجيل الفاتورة.

أقسام برنامج retail

توجد مجموعة من الأقسام التي يحتوي عليها هذا البرنامج، وهي التي تعمل على تشغيله بشكل جيدًا، فلكل منهم العمل والمهام الخاصة به، ونذكرهم خلال السطور التالية:

1- البنوك والخزينة

يعمل هذا القسم على إصدار واستخراج الشيكات، وتحصيل وإلغاء ما تم إصداره منها بالفعل أو استلامه، ويضم كافة العمليات المحاسبية التي يتم تنفيذها مع البنك، ومنها: (تحويل – سحب – إيداع بنكي).

بالإضافة إلى أنه يحتوي على قائمة بها كافة أنواع الأذونات، مثل: (إذن صرف مشتريات – صرف نقدية – استلام نقدية)، ووظيفة هذا القسم الرئيسية ربط البنوك والخزينة بالبرنامج.

2- قسم المشتريات

يساهم هذا القسم في ربط حركة الشراء أو البيع بالبرنامج بكل سهولة، حيث إنه يعمل على الربط بين أوامر الشراء والاعتمادات المستندية، وبين المدفوعات النقدية والشيكات.

بالإضافة إلى ذلك فإنه يقوم بإدارة شاملة لدورة الشراء داخل المنظمة، وتسجيل مردودات المشتريات، وتوضيح سبب الرد، وهو الخاص بتحديد تواريخ استحقاق الفواتير، والتنبيه عند قدوم هذه المواعيد.

3- الاعتمادات المستندية

توضيح قائمة مفصلة بكافة الاعتمادات المستندية، وربط الاعتمادات مع البرنامج بكل سهولة، وكذلك ربط الاعتمادات المستندية بالقيود اليومية داخل البرنامج.

بجانب مراعاة الحسابات المتعلقة بفرق العملة، والعمل على تحديد جميع التفاصيل المتعلق بكل اعتماد مستندي، ويساعد على تحديد نسبة الغطاء لكل اعتماد مستندي من المستخدم في البرنامج.

4- قسم التقارير

يساعد هذا القسم على تحديد مقدار الأرباح والخسائر في أي وقت، وهذا من خلال تقديم تقارير الحسابات التي تحتوي على جميع التفاصيل المتعلقة بعمليات الشراء والبيع، وأيضًا الحركة البنكية للمنشأة، ويضم تقارير متابعة الإهلاكات المحاسبية للأصول الثابتة.

علاوة على ذلك فإنه يُسهل متابعة حركة المخازن، والأصناف والسلع من خلال مجموعة تقارير مُتعلقة بالمخزون، والتي تضمن الوصول إلى تقارير مُفصلة بعمليات الجرد، والحركات الداخلية والخارجية.

كذلك جميع التفاصيل الخاصة بعمليات الشراء والبيع، على إثر هذا يعمل البرنامج على توفير أكثر من 750 تقرير.

5- المبيعات والعملاء

يحتوي هذا القسم على كافة أنواع الفواتير المختلفة المتعلقة بالمبيعات، مثل: (فاتورة مبيعات – فاتورة نقدية – فاتورة مردود المبيعات)، وتوفير دليل شامل للعملاء يضم على كافة البيانات المتعلقة بهم، والعمل على وضع حد أدنى وآخر أقصى لسعر البيع لكل صنف.

بالإضافة إلى التنبيه عند عمل فاتورة بيع بكمية أكبر من الكمية المتوفرة بالمخازن، وتحديد الحد الائتماني لكل عميل على حدة، والتنبيه في حال وضع سعر للبيع أقل من تكلفة المنتج المعروض، وكذلك تحويل طلب البيع إلى فاتورة دون اللجوء إلى إعادة كتابة كافة البيانات.

6- خطابات الضمان

تساعد على تغطية جميع تفاصيل خطاب الضمان المحاسبي، وتغطية الأطراف التي يشتملها خطاب الضمان، ويعمل وفقًا لدورة شاملة خاصة بخطاب الضمان، وتبدأ من طلب إصداره حتى يتم تجديده أو استرداده، ويحتوي هذا القسم على كافة أنواع خطابات الضمان مثل: (دفعة مقدمة – ابتدائي – نهائي).

علاوة على ذلك فإنه يُتيح إمكانية إضافة وفتح عدد لا نهائي من خطابات الضمان، بجانب تسهيل إدارتها، وكذلك إمكانية مد وتعلية وتخفيض خطاب الضمان بشكل سهل.

7- شئون الموظفين

يُعد قسم شئون الموظفين من أهم الأقسام الموجودة في البرنامج داخل الشركة أو المؤسسة، حيث إنه يعمل على تغطية كافة أنواع التعاملات المُتاحة على النظام من تسجيل عدد غير مُحدد من الوظائف والموظفين، والإدارات والسلف والأنظمة المتنوعة مثل: (العمل الإضافي – البدلات – الجزاءات – الحضور – نظام الغياب).

بالإضافة إلى إدارة الشؤون المالية المتعلقة بالموظفين، وهذا عن طريق احتساب الرواتب والاستقطاعات أوتوماتيكيًا، عن طريق المدخلات الموجودة بالفعل على النظام، وهذا يعمل على ضمان توفير الوقت والجهد المبذول، والدقة في احتساب المرتبات، بجانب ربط النظام بماكينة الحضور والانصراف.

يمكن طلب برنامج نقاط البيع Retail ومعرفة كافة المُميزات الخاصة به من هُنـــــــا.

أجهزة خاصة بنقاط البيع

تجدر الإشارة إلى أن هناك العديد من الأجهزة التي تكون متصلة بنقاط البيع الخاصة بالشركة، ومن أبرزها وأكثرها شيوعًا:

• بطاقة قارئ.
• ماكينة تسجيل المدفوعات النقدية.
• درج النقود.
• ماسح الباركود.
• استلام الطابعة.

عبر الإجابة عما هي نقاط البيع وجدنا أنه مفهوم شامل، يضم برامج عِدة أبرزها retail، والذي يُساعد في تحديد الصلاحيات المتعلقة بكل نقطة بيع، وكذلك كافة الصلاحيات الخاصة بكل موظف، والمرتجعات، ويساهم في توفير نسخ احتياطي بصورة آلية.